terça-feira, 2 de janeiro de 2018

Como contribuir para reuniões mais produtivas e eficientes



Durante anos, atuando como Secretária Executiva, tive a oportunidade de participar e contribuir para a realização de inúmeras reuniões de Diretoria em empresas públicas e privadas de grande porte. Salas repletas dos mais talentosos e respeitados Executivos do mercado concebendo soluções, estratégias e importantes diretrizes para que as empresas tenham sucesso. 

A Diretoria, em geral, tem a responsabilidade de administrar o negócio e para isso há diferentes papéis e responsabilidades individuais. Quando estes Gestores são capazes de unir diferentes habilidades e talentos em prol da missão da empresa, há uma sinergia significativa para o alcance das metas corporativas. Isso porque cada vez mais clientes e acionistas esperam resultados, alta performance e engajamento da alta direção. 

Nesse sentido, a realização de reuniões para definição de planos e estratégias faz parte da rotina das empresas, o que exige muita organização, atenção, planejamento e preparo, evitando assim reuniões improdutivas e ineficientes, que sem uma correta condução acarreta em prejuízo de tempo e recursos financeiros. Você já parou para pensar quanto custa a hora de um executivo? 

E uma das chaves do sucesso de uma reunião é a atuação do Profissional de Secretariado Executivo, que neste caso, atua como ponto focal, tornando as reuniões mais eficientes. Isso porque sua atuação, na assessoria executiva, contempla planejar, gerir e organizar o fluxo de trabalho e informações. Logo, os preparativos antes, durante e depois, farão toda a diferença no resultado desejado pela alta direção. 

O que percebo, ao longo da minha trajetória, é que apesar do alto nível dos executivos, infelizmente eles não têm muito domínio e conhecimento das necessidades e preparativos necessários para uma reunião eficiente. Por isso, é tão importante que haja essa parceria entre Executivo e Profissional de Secretariado, um complementando o outro. Em geral, os Executivos não têm tempo e disposição para fazer isso, portanto dependem de uma assessoria qualificada, disposta e capacitada. Embora pareça uma tarefa fácil, não é e cada detalhe faz diferença no resultado final. 

Conheça alguns passos que não podem ficar de fora:

Antes de reunião

Alinhe antecipadamente com o seu gestor os principais tópicos a serem discutidos, garantindo que nenhum executivo seja surpreendido por um tema que nunca foi abordado antes, ao menos superficialmente. 

É importante que cada membro da diretoria prepare a sua parte da apresentação antecipadamente. Logo, essa informação precisa ser evidenciada, evitando desconforto durante a reunião 

Auxilie seu Executivo na preparação do material da reunião e organize tudo que for necessário para o dia. 

Uma forma simples e eficaz para apoiar reuniões, dependendo o teor das informações, é manter um diretório no Google Drive contendo apresentações do Google Slides. Para cada reunião cria-se um novo arquivo. Assim é possível manter o histórico dos itens discutidos e das decisões tomadas, além de poder compartilhar os documentos de forma ágil. 

Envie convocação da reunião para todos os envolvidos, inclusive para os Profissionais de Secretariado que os assessoram. Não esqueça de inserir as informações básicas: Assunto, data, horário de início e término, pauta da reunião no corpo da convocação e anexo de materiais importantes. 

Prepare o local com todos os materiais necessários; 

Verifique os equipamentos que serão utilizados, realizando testes prévios, quando for o caso. Não há nada mais improdutivo e desgastante que dezenas de pessoas em uma sala aguardando o reparo de itens que poderiam ter sido verificados com antecedência. 

Tenha sempre um check list a mão, não gaste sua memória e energia com etapas que podem ser descritas em uma rotina. 

Durante a reunião 

Fique atenta (o) aos movimentos. Durante as reuniões, os Executivos costumam solicitar demandas em tempo real, o que exige um Profissional de Secretariado ágil. 

Se precisar participar, mantenha-se presente na reunião com uma escuta ativa a todos os assuntos que estão sendo tratados e quando solicitado, contribua. Anote os pontos importantes - lembretes, datas, nomes, dados, etc. Nesses casos, quando Profissionais de Secretariado participam de reuniões é importante estudar o material que será trabalhado, evitando ser um "peixe fora d'água". Dependendo o teor, será proibido a gravação da reunião, por isso será muito importante a capacidade de síntese. 

Após a reunião: 

Alinhe com o seu gestor os próximos passos e as novas diretrizes. 

Elaboração de ata - Quando necessário, tome as providências. Particularmente, conto nos dedos as vezes que elaborei uma ata de reunião, mas esteja preparado para tal função. Em geral, o que realizava era uma espécie de memória da reunião, contemplando fatos e dados importantes a serem destacados para as próximas fases e que em muitas situações fariam parte da pauta das próximas reuniões. 

Há inúmeros tipos de reuniões e é importante você conhece-los. Cada empresa adota seu estilo e suas preferências. Durante minha experiência tive a oportunidade de conhecer e trabalhar com as seguintes reuniões: 

Recorrentes: 

Reunião de Resultados;

Reuniões criativas;

Reunião de Diretoria;

Reunião de Planejamento;

Reunião de avaliação;

Reunião do Comitê (investimento, planejamento, Institucional, Governamental, Governança corporativa, ética, eventos, etc) 

Reunião de Conselho;

Reunião de feedback;

Reunião de equipe.


Reuniões informais e de rotina 

Reunião realizadas por demanda e de acordo com necessidades pontuais. 


Cada tipo de reunião exigirá ações e demandas específicas, mas em geral, as regras básicas que compartilho estão no início do post. 

Um abraço e boa reunião!

Simara Rodrigues 


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