Saiba utilizar seu e-mail corporativo

"Business is Business" e o mesmo é válido para o uso dos e-mails corporativos. Nesse sentido, compartilho algumas dicas a respeito do assunto: 

Separe o profissional do pessoal - Entenda que a empresa disponibiliza um login para que você represente a Instituição, facilite a comunicação entre os colaboradores, entre outros aspectos. Portanto, e-mail com fotos pessoais, conversas picantes, desabafos, vídeos, envio de currículo e as tão odiadas "correntes" devem ser encaminhados e recebidas em  seu e-mail pessoal. Espaço esse reservado para que você fale e faça o que quiser. 

É importante, inclusive, lembrar que e-mails corporativos são monitorados, então evite criar situações constrangedoras.  Sem deixar de ressaltar que numa possível mudança de emprego seus contatos são perdidos, o que nunca acontecerá se tiver o hábito de utilizar seu e-mail pessoal.

Postura virtual – Tenha bom senso ao redigir seus e-mails corporativos, utilizando sempre um tom profissional em suas redações. Por isso nada de sarcasmos, apelidos, piadinhas e brincadeiras de mau gosto.

Spam – Recebeu uma mensagem direcionada a várias pessoas e áreas da empresa responda apenas a quem interessar e não a todos do grupo. Não crie, a partir daí, um fórum de discussão. É extremamente irritante receber dezenas de e-mails que fogem da nossa alçada e que só servem para lotar a caixa de entrada.

Campo Assunto – seja objetivo e direto a partir do campo “assunto” por isso jamais deixe esse campo em branco ou seja subjetivo. Se for enviar, por exemplo, um relatório, descreva no campo do assunto em poucas palavras o tema central. E jamais use o campo assunto para redigir uma mensagem. Como assim? Explico: “Simara preciso falar com você sobre a Viagem do Dr. Pedro à China por favor me ligue. Acredite, isso acontece!

Facilitador – Isso mesmo, não dificulte a vida das pessoas. Outro aspecto irritante é receber aquele e-mail com 8 páginas de conversa com um simples: “PSC”,  “FYI” ou ainda um simples enviar. Faça, pelo menos, um breve resumo sobre o conteúdo, seja objetivo e diga o que você quer ao enviar a mensagem.

Rediga um e-mail e não um testamento – seja breve em suas colocações, entretanto de forma clara e objetiva.

Educação é bom e tudo mundo gosta – Na era da comunicação rápida em que sms, whatsap e etc fazem parte da nossa rotina, redigir um e-mail, tornou-se um desafio, a começar pelo inicio da mensagem. Eu, graças à Deus, sou da geração do bom dia, obrigada,  por favor, Agradeço sua atenção. Então, por mais que esteja com pressa em redigir um e-mail tenha educação. Inicie seu e-mail com um “caro fulano” “Prezada Fulana” ou outra saudação que prefira. É extremamente deselegante e feio receber uma mensagem “ctrl c + Ctrl v”. Lembre-se a pressa é inimiga da perfeição.

Assinatura de e-mail – Sempre, sempre e sempre tenha sua assinatura ao final da mensagem, isso facilita o contato, caso necessário, e gera tempo para todos. Não “ache” que ocupar o cargo de Secretário da Diretoria significa ser “Top of mind”.

Tudo que você escrever poderá ser usado contra você no futuro – Seja cuidadoso ao redigir suas mensagens. Por isso, evite ser agressivo, fazer comentários indiscretos e jamais fale mal do seu chefe e de seus colegas.

Preste atenção ao que está fazendo – antes de enviar uma mensagem, verifique se escreveu corretamente, se os destinatários estão corretos, se a ortografia está correta, se os devidos anexos fazem parte do conteúdo, enfim, preste atenção.