"Business is Business" e o
mesmo é válido para o uso dos e-mails corporativos. Nesse sentido, compartilho
algumas dicas a respeito do assunto:
Separe o profissional do pessoal - Entenda que a empresa disponibiliza um login
para que você represente a Instituição, facilite a comunicação entre os
colaboradores, entre outros aspectos. Portanto, e-mail com fotos pessoais,
conversas picantes, desabafos, vídeos, envio de currículo e as tão odiadas
"correntes" devem ser encaminhados e recebidas em seu e-mail pessoal. Espaço esse reservado para
que você fale e faça o que quiser.
É importante, inclusive, lembrar que
e-mails corporativos são monitorados, então evite criar situações constrangedoras.
Sem deixar de ressaltar que numa possível mudança de emprego seus
contatos são perdidos, o que nunca acontecerá se tiver o hábito de utilizar seu
e-mail pessoal.
Postura virtual – Tenha bom senso ao
redigir seus e-mails corporativos, utilizando sempre um tom profissional em suas
redações. Por isso nada de sarcasmos, apelidos, piadinhas e brincadeiras de mau
gosto.
Spam – Recebeu uma mensagem direcionada
a várias pessoas e áreas da empresa responda apenas a quem interessar e não a todos
do grupo. Não crie, a partir daí, um fórum de discussão. É extremamente
irritante receber dezenas de e-mails que fogem da nossa alçada e que só servem
para lotar a caixa de entrada.
Campo Assunto – seja objetivo e direto
a partir do campo “assunto” por isso jamais deixe esse campo em branco ou seja
subjetivo. Se for enviar, por exemplo, um relatório, descreva no campo do
assunto em poucas palavras o tema central. E jamais use o campo assunto para
redigir uma mensagem. Como assim? Explico: “Simara preciso falar com você sobre
a Viagem do Dr. Pedro à China por favor me ligue. Acredite, isso acontece!
Facilitador – Isso mesmo, não dificulte
a vida das pessoas. Outro aspecto irritante é receber aquele e-mail com 8
páginas de conversa com um simples: “PSC”, “FYI” ou ainda um simples enviar. Faça, pelo
menos, um breve resumo sobre o conteúdo, seja objetivo e diga o que você quer
ao enviar a mensagem.
Rediga um e-mail e não um testamento –
seja breve em suas colocações, entretanto de forma clara e objetiva.
Educação é bom e tudo mundo gosta – Na
era da comunicação rápida em que sms, whatsap e etc fazem parte da nossa
rotina, redigir um e-mail, tornou-se um desafio, a começar pelo inicio da
mensagem. Eu, graças à Deus, sou da geração do bom dia, obrigada, por favor, Agradeço sua atenção. Então, por
mais que esteja com pressa em redigir um e-mail tenha educação. Inicie seu
e-mail com um “caro fulano” “Prezada Fulana” ou outra saudação que prefira. É
extremamente deselegante e feio receber uma mensagem “ctrl c + Ctrl v”. Lembre-se
a pressa é inimiga da perfeição.
Assinatura de e-mail – Sempre, sempre e
sempre tenha sua assinatura ao final da mensagem, isso facilita o contato, caso
necessário, e gera tempo para todos. Não “ache” que ocupar o cargo de Secretário
da Diretoria significa ser “Top of mind”.
Tudo que você escrever poderá ser usado
contra você no futuro – Seja cuidadoso ao redigir suas mensagens. Por isso,
evite ser agressivo, fazer comentários indiscretos e jamais fale mal do seu
chefe e de seus colegas.
Preste atenção ao que está fazendo –
antes de enviar uma mensagem, verifique se escreveu corretamente, se os
destinatários estão corretos, se a ortografia está correta, se os devidos
anexos fazem parte do conteúdo, enfim, preste atenção.
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