Vaga para Secretária (o) Bilíngue - Brasília

Pessoal, ótimo oportunidade!

VAGA: OPAS/BRA/20-13
TÍTULO: Secretária (o) Bilíngue (CLT - terceirizado)
Duração do contrato: prazo indeterminado, com 3 meses de período probatório
Salário: R$ 3.360,59
Benefícios: Plano de saúde e odontológico, VT e VR (valor facial R$ 24,22/dia)
Local: Brasília, Brasil
Inscrições até 03 de novembro de 2013

Sob a orientação direta do Administrador e a supervisão geral do Representante da OPAS/OMS no Brasil, o funcionário é responsável 

por, mas não necessariamente limitado, às seguintes responsabilidades designadas: 

a) Organizar e compilar documentação e preparar comunicação de rotina seguindo orientações verbais ou por iniciativa própria, visando facilitar o planejamento, coordenação, supervisão, controle e avaliação dos serviços administrativos da Representação, conforme as regras, regulamentos e processos estabelecidos pela Organização; 

b) Analisar correspondência recebida, reunir antecedentes; revisar a correspondência para assinatura do Supervisor assegurando o cumprimento dos procedimentos administrativos e que as documentações de referência e suporte estejam incluídas; fazer o seguimento das assinaturas nas correspondências e cheques; 

c) Desempenhar as funções de apoio administrativo tais como: organizar os compromissos e reuniões na agenda; organizar agendas de trabalho, preparar rascunhos de correspondências de rotina e relatórios; estabelecer e manter os arquivos de correspondência, receber e fazer chamadas telefônicas, receber visitantes, preparar viagens, fazer o seguimento à execução de tarefas específicas prestando atenção especial aos prazos; apoiar a Equipe Administrativa conforme solicitado, e apoiar a Secretária Executiva do Representante, se necessário; 

d) Desempenhar outras funções secretariais tais como: compilar antecedentes para preparar correspondências e/ou relatórios; fazer o seguimento referente à apresentação de relatórios; receber a correspondência e encaminhá-la ao funcionário correspondente; manter e atualizar o diretório de autoridades nacionais relevantes e agências internacionais no país; participar de reuniões, quando requisitado e elaborar atas, distribuir entre os participantes e fazer seguimento dos acordos; 

e) Atualizar os dados e informações sob a responsabilidade do Supervisor; manter o manual de operações e regulamentos, delegações de autoridade, diretivas e similares atualizados e organizados; atualizar a página da Administração na Intranet, Share Point; 

f) Manter os arquivos de todas as disposições administrativas e gerenciais internas, manter um registro das mudanças, melhorias, procedimentos e acordos verbais e por escrito, resultantes de reuniões técnicas e administrativas; 

g) Fazer recomendações e apoiar na implementação de procedimentos administrativos internos e orientações para melhorar a eficiência e qualidade das tarefas administrativas/de escritório; 

h) Apoiar na preparação de relatórios técnicos digitando, indexando e completando outros detalhes conforme solicitado; analisar e revisar a precisão das traduções; reproduzir e distribuir; 

i) Digitar correspondência, relatórios, gráficos e outros materiais em português e espanhol ou inglês; 

j) Agendar reuniões e atividades para cumprir com as prioridades do Administrador e dos Oficiais Nacionais; 

k) Realizar outras tarefas conforme solicitado. 

Competências técnicas (Listar e descrever, em ordem de prioridade, as capacidades necessárias para a realização do trabalho).

Habilidade para processar textos, de acordo com os padrões estabelecidos. 

Capacidade em escrever/originar correspondência de rotina e relatórios em Inglês e Espanhol. 

Capacidade em preparar traduções de trabalho.  Capacidade de organizar e dar seguimento aos processos administrativos tais como: reuniões, aquisição de material e equipamentos, elaboração de relatórios, etc. 

Habilidade de comunicação verbal e escrita; 

Discrição e postura adequada; 

Habilidade de gerenciar múltiplas tarefas, atividades e projetos garantindo a eficiência e eficácia das entregas dos trabalhos sob sua responsabilidade dentro do prazo estipulado. 

Maiores informações
http://www.paho.org/bra/index.php?option=com_content&view=article&id=1826