Algumas pessoas ainda, em pleno século XXI, desconhecem as atribuições e área de atuação do Profissional de Secretariado Executivo. Faz parte da nossa rotina, pelo menos fez da minha por algum tempo, hoje não mais, a pergunta: “É preciso formação superior para ser Secretária?”.
Nessa pergunta é possível observar, pelo menos, dois graves erros, :
1) A profissão não é exclusivamente feminina;
2) Secretariar não é uma função, mas uma profissão. Portanto, necessita estudo, conhecimento, dedicação e como toda e qualquer profissão, formação.
Penso que parte desse “equivoco”, é nossa responsabilidade. Sim, responsabilidade quando assumimos a famosa “síndrome do patinho feio”.
Um exemplo de quando assumimos essa síndrome, acontece quando as pessoas, que desconhecem nosso trabalho fazem o seguinte questionamento:
- o que você faz? Quais são as atribuições de um Secretário?
Aparentemente uma pergunta simples e objetiva.
Mas o que algumas pessoas respondem é:
- “um monte de coisa”.
O que exatamente significa “um monte de coisa”?.
O interessado ainda reitera: “mas o que, por exemplo?”.
E novamente o profissional insiste: “ah, um monte de coisa. Eu faço agenda, eu faço café da manhã, eu faço ligações, eu arrumo as salas de reuniões....” Se não fosse trágico, seria cômico.
Observaram a forma simplória de dizer que nós ORGANIZAMOS, GERENCIAMOS, PROVIDENCIAMOS E ADMINISTRAMOS as ações descritas? Eu costumo chamar esse fato de a “Síndrome do patinho feio”.
Segundo Liana Natalense, em seu livro A Secretária do Futuro, uma das causas da não valorização do profissional de secretariado é falta de indicadores de resultados.
Em seu livro, a autora nos desafia a responder alguns questionamentos, tais como:
Quais os resultados que você, como secretário, produziu para a empresa nos últimos 6 meses?
Corroboro com a autora quando afirma que criar indicadores que apresentem quantitativamente o resultado do seu trabalho é um passo fundamental para a projeção profissional. O que, sem sombra de dúvidas, vai além do “fazer um monte de coisas”.
Para isso, Natalense propõe alguns acompanhamentos:
- Quantas chamadas telefônicas você processa diariamente? Uma ligação recebida ou gerada significa muito mais que um ato mecânico. É uma negociação que implica informações e decisões. Além do número de ligações, calcule quanto tempo do dia é gasto com elas.
- Quantos erros ocorrem, no seu trabalho, diariamente?
- Quantas reuniões você assessora e gerencia? Quanto tempo você gasta?
- Quantas vezes os seus clientes o interrompe chamando-o na sala para você tomar alguma providencia, localizar algo no arquivo ou abrir os seus e-mails?
- Quantas correspondências você abre, lê e direciona diariamente?
- Quantas pessoas chegam, diariamente, a sua mesa exigindo atenção e novas negociações?
- Quantas reclamações e elogios aconteceram em relação a trabalhos realizados por você?
- Os gestores que assessora estão satisfeitos com o seu desempenho?
- Que tipo de assessoria você está deixando de oferecer?
Esses são alguns pontos destacados no livro, entretanto, acrescentaria ainda a lista de “um monte de coisa”:
- Qual o seu grau de comprometimento com a sua empresa, seu chefe e sua equipe?
- Suas habilidades são diariamente avaliadas, por você, como forma de possíveis melhorias?
- Quanto tempo você dedica a conhecer os processos da empresa, as novas estratégias, os novos negócios e etc.?
- Até que ponto seu gestor pode contar e confiar em você?
Realmente é “um monte de coisa”, mas que precisam receber os devidos nomes.
Quando simplesmente resumimos nossas atribuições, a um "monte de coisa", estamos endossando que nosso trabalho não é valorizado e enquanto não tivermos consciência desse equivoco, dificilmente nos tornaremos o Cisne branco da fábula do patinho feio.
