segunda-feira, 15 de janeiro de 2018

Percepções sobre o filme "O destino de uma Nação"



Está em cartaz nos cinemas o Filme "O destino de uma Nação" que relata os turbulentos momentos vividos por um dos principais líderes do século XX, Winston Churchill, interpretado por Gary Oldman. 



A História começa com Churchill assumindo o cargo de Primeiro-Ministro no início da segunda Guerra mundial e no momento em que as tropas de Hitler estão prestes à invadir o Reino Unido. Seu maior desafio está em manter o apoio do parlamento e com sua "sala de guerra" articular um tratado de paz que pode significar o fim dos conflitos. 


Mas quem chamou a minha atenção, desde o início do filme foi a Secretária de Churchill, a discreta e leal Elizabeth Layton, interpretada por Lily James - daqui pra frente teremos alguns spoilers, mas nada que possa atrapalhar, caso decida assistir o filme. Layton, logo na primeira cena colocou-se como protagonista de sua história, no momento em que decidiu ficar e assumir o cargo de Secretária, apesar das rabugices e impaciência de Churchill. Detalhe importante: Neste momento do filme, em que Layton decide aceitar o cargo de Secretária, Churchill ainda ainda não era o Primeiro-Ministro e foi ela a portadora da notícia de sua nomeação ao cargo. Escolhas, são elas as responsáveis por tudo a nossa volta. 

Daí em diante a maioria das cenas contam com a participação de Layton, que mostra-se uma fiel e leal Secretária, exercendo um papel de mediadora e coautora dos discursos que entraram para a história, demonstrando completa dedicação ao Primeiro-Ministro. Entre as cenas mais marcantes do filme está o discurso que Churchill ditou para Layton, dentro do carro, a caminho do Parlamento. 

O que mais me chamou atenção na relação entre ambos é que apesar das raras demonstrações de reconhecimento e afeto, há uma sincera relação de cumplicidade, confiança e lealdade provocada não por meio de palavras, mas de ações e sobretudo no silêncio de algumas cenas. 

Embora as cenas relatem um contexto ocorrido em 1940 e considerando as devidas atualizações no papel do Profissional de Secretariado, senti-me, como Secretária Executiva, representada no papel da atriz. Sim, porque secretariar, em sua essência, continua sendo um importante desafio para aqueles que buscam atuar na assessoria. Isso porque exigirá dos interessados uma atuação com foto em resultados e não nos holofotes. Penso que ali, quando Layton dedicou-se a redigir importantes decisões, deliberações e discursos ela não estava preocupada com o holofotes, mas em fazer parte, pertencer e contribuir para algo muito mais grandioso. E claro que dadas as proporções da atuação da mulher à época, ela soube ocupar um importante papel, posicionando-se de forma firme e empoderada. 


Em muitas situações, durante minha carreira como Secretária, me senti reconhecida pelo simples fato de entregar resultados e pertencer àquele grupo. Missão dada, missão cumprida! E foi adotando essa postura que me mantive energizada e capaz de influenciar em situações de forma precisa. Por isso é tão importante que cada um reconheça o seu papel no mundo, a sua missão. E acredite, o que fazemos em vida, ecoa na eternidade.


Um abraço,

Simara Rodrigues 


sexta-feira, 12 de janeiro de 2018

Comece 2018 com o seu plano B em ação



Sempre tive verdadeiro pavor do desemprego e este foi o maior motivador para que eu sempre pensasse no plano B como uma alternativa. Acredito que delegar a carreira para uma empresa ou empregador é uma verdadeira insanidade. É como esperar que alguém respire por você. 


Com o tempo fui descobrindo no empreendedorismo muitos benefícios, além da renda extra. Descobri, por exemplo, meu potencial para influenciar, inspirar, negociar e articular. Além, é claro, de desenvolver competências que estavam alinhadas ao meu perfil.

Nem sempre empreender será a sua renda principal e hoje, é muito comum no Brasil, as pessoas atuarem dessa forma.

Abaixo, compartilho 3 dicas importantes para que você comece a pensar no seu plano B AGORA mesmo!

1) descubra quem é você

Há uma grande diferença entre expectativa e realidade. Já parou para pensar se você é realmente o que você acreditar ser? Vamos combinar que não adianta achar que você será um excelente palestrante se você for uma pessoa introspectiva e tímida, por exemplo.

Uma forma de descobrir suas potencialidade é perguntando para as pessoas mais próximas o que elas pensam sobre você. Pergunte para seus amigos, parentes e gestores quais são as palavras que te definem. Nesse momento, esqueça suas atividades atuais. Você certamente terá feedbacks importantes que poderão auxilia-lo a fazer um brainstorm das palavras. 


É comunicativo, simpático, divertido, gosta de ensinar, gosta de estudar? Este é um bom sinal que poderá ser um ótimo palestrante.

Outra forma de descobrir suas potencialidades é recordar a sua infância. O que você gostava de fazer quando era criança? quais as melhores lembranças das suas brincadeiras? Era aeromoça? astronauta? médico? advogado? Piloto de fórmula um? O que você sonhava ser quando crescesse? E o que isso tem a ver com empreender? TUDO.

Quando era era criança, adorava brincar de escritório. Dependendo da quantidade de pessoas montava uma equipe inteira. A borracha ganhava função de carimbo, folhas tornavam-se importantes documentos para assinatura e deliberações e as caixas de papelão se transformavam em estações de trabalho. Eu adora aquele "ambiente corporativo".

Em muitas situações, na fase adulta, costumamos escolher o que "tem pra hoje" e é nesse momento que ficam adormecidas as nossas potencialidades, aquilo que é nosso por natureza. Simplesmente nos anulamos. No caso do plano B é preciso haver um direcionamento para aquilo que remete à boas lembranças e memórias, é o que você realmente sente prazer. Só assim você poderá usar tudo o que tem de melhor para fazer seu negócio se desenvolver.

2) Estude e se aprimore

Descobriu quem é você e suas potencialidades? É hora de estudar e aprimorar suas habilidades e conhecimentos. Nesta etapa será importantíssimo a leitura de livros relacionados, participação em cursos, eventos, workshop e encontros. Lamento informar mas sentado e sem conectar-se ao seu plano B, nada acontecerá. É preciso partir para ação. Neste momento o apoio de um mentor poderá otimizar as etapas de construção do seu processo e o direcionamento das oportunidades e possibilidades.

3) Conheças as ferramentas alinhadas ao seu negócio

Já diz o ditado "quem não é visto não é lembrado". Então, para que seu plano B traga os resultados esperados, será importante identificar quais os meios de comunicação e ferramentas você deverá utilizar. Isso porque nem sempre as estratégias a serem adotadas serão as mesmas. Se deseja trabalhar com consultoria de imagem, por exemplo, será necessário a criação de um blog e redes sociais como Facebook e Instagram, além, é claro, de técnicas específicas de engajamento com o seu público alvo.

Pensar em um plano de B exigirá planejamento, disciplina, conhecimento e muito dedicação. Quando bem estruturado e alinhado aos seus valores e objetivos, trará bons frutos.

Que tal começar 2018 descobrindo novos talentos?

um abraço,

Simara Rodrigues 

A boca fala do que está cheio o coração



..."Porque a boca fala do que lhe transborda do coração. O homem de bem tira boas coisas de seu bom tesouro. O mau, porém, tira coisas más de seu mau tesouro. Mateus 12:34,35"


Todas as vezes que esbarro com pessoas com um discurso ou postura provocativa, ofensiva e de ódio me inclino para este ensinamento Bíblico. Afinal, poderia uma pessoa com sentimentos ruins transbordar outra mensagem? Poderia uma pessoa frustrada, deprimida, melancólica ou infeliz espalhar sentimentos positivos e ser uma pessoa agradável? Particularmente acho pouco provável. 

Verdadeiramente acredito que só somos capazes de oferecer aquilo que temos, ou seja, cada um dá aquilo que tem de melhor. Esperar uma postura contrária ou de acordo com os nossos valores é criar uma expectativa e se frustrar. 

Há alguns anos tive uma aluna extremamente agressiva - em sua fala e postura. Todas as vezes que chegava à mim vinha "armada". Era uma pessoa muito desagradável e inconveniente. Sua postura me agredia e me assustava. 

Sendo uma pessoa sintomática, meu estomago era o primeiro a sentir o reflexo. Até que um dia ela conseguiu me tirar do sério - coisa rara, pois me considero uma pessoa muito equilibrada. É preciso muito esforço para me tirar do sério. Levantei a voz e disse a ela: "Abaixe o tom de voz comigo e retorne quando estive mais calma". Naquele dia voltei para casa triste e disposta a contornar a situação. Não estava em meus planos conviver os próximos semestres com uma pessoa assim. 

Foi então que me lembrei do versículo acima e comecei a pensar como poderia melhorar a nossa relação e contribuir para um ambiente mais agradável. 

Então, resolvi ser o mais amorosa e gentil que pudesse e todas as vezes que ela chegava em minha mesa ao invés de me armar, como eu muitas vezes fiz e ficar na defensiva pronta para um embate, eu comecei a sorria e ativar uma escuta verdadeiramente ativa. Foi a primeira vez que exercitei algumas técnicas aprendidas em um curso de comunicação não-violenta. Fala-se de muito de empatia, que nada mais é que a capacidade psicológica de sentir o que sentiria a outra pessoa caso estivesse na mesma situação vivenciada por ela, mas na prática é um grande desafio, por isso, pouco se aplica. 

Aos poucos ela foi se "desarmando" e se tornando uma pessoa mais gentil. Sentia que quanto mais a tratava bem, mais amorosa ela se tornava. Paulatinamente fomos nos conhecendo melhor e tive a oportunidade de conhecer um pouco mais sobre sua vida e sua história. Ela não tinha uma vida fácil e embora fosse uma mulher jovem já colecionava algumas adversidades. Percebi que o aquela mulher carente de atenção e respeito, mas como conhecia outra forma, se posicionava daquela forma. 

No dia de sua formatura ela me chamou num canto e me agradeceu por tudo. Sua fala era doce e seu semblante mais leve. 

"você deve estar muito feliz por esta conquista. E eu estou muito orgulhosa de você. Eu desejo que você seja muito feliz e realizada". 

E ali nos despedimos com um abraço e o desejo das melhores intenções. 

Esta aluna me ensinou muito sobre amor ao próximo e como podemos praticar os ensinamentos deixados por Mahatma Gandhi e sermos efetivamente a mudança que queremos ver no mundo. 

Um abraço carinhoso, 

Simara Rodrigues

quarta-feira, 10 de janeiro de 2018

Como uma maçã influenciou a minha rotina de trabalho


Uma das melhores coisas que aconteceu nas duas últimas décadas foi a chegada de novas formas de consumo de conteúdo e informações, contribuindo para uma realidade que para muitos estava apenas em filmes, seriados e jogos. Uma revolução tecnológica  e um verdadeiro desafio para aqueles que buscam seu espaço no mercado de trabalho. 

Para quem é da minha geração deve lembrar como era a rotina de trabalho, sem algumas tecnologias que temos incorporadas ao mundo corporativo atualmente como cloud computing, WhatsApp, Google Chrome, salas de tele-presença, data center, soluções integradas, serviço de Data Center e por aí vai. Quando você pensa que sabe tudo, vem uma nova forma de atuação, sempre mais veloz e dinâmico. 

Parto de um mundo em que utilizava o telefone para falar e enviar SMS de texto para um mundo em que a única coisa que ouve minha voz é a Siri ou o Google. Atualmente falamos com o telefone ao invés de falar ao telefone.

Ao longo da minha carreira fez parte do meu job description conhecer novas tecnologias, principalmente relacionadas à smartphones. O que para alguns pode ser um objeto de ostentação e luxo, no mundo que vivo e vivi sempre foi uma ferramenta poderosa de trabalho. 

Transações bancárias, Conference call, vídeo-conferência, transferência de ligações via celular, gravação de vídeos em alta resolução, rastreador, mapas, localizador, cotação de moeda em tempo real, aplicativos de viagens, hospedagem, comparativo de preços, plataforma de currículo, organizador de tarefas, controle de empreendimentos, solicitação de transporte, drive de armazenamento de fotos, dados, planilhas e informações, Scanner, acompanhamento de investimentos em tempo real, gravador, tradutor, localização de contatos de autoridades públicas, calendário sincronizado com agendas, contatos sincronizados com PC, idiomas, criação de cards, scan de cartões de visitas, entrevista de emprego, diário de bordo.... Resumidamente, o mundo na palma da mão, em qualquer lugar e hora. Atuar como Secretária Executiva me trouxe grandes desafios e um deles, foi acompanhar o ritmo acelerado do mundo e dos Executivos que assessorei. 

Certa vez, me deparei com uma situação inusitada e engraçadíssima. Entre outras atividades, a configuração dos celulares que seriam testados e utilizados por mim e pelos diretores que assessorava estava entre às minhas funções de rotina. Antes mesmo dos aparelhos serem comercializados fazíamos a "degustação do produto", avaliando sua utilidade, eficiência e eficácia. Todas as vezes que recebia um aparelho novo, cabia a mim realizar todo o processo de sincronização (calendário, contados, dados pessoais, notas, senhas, etc). Por que essa atividade não era realizada por outra pessoa? Como eram informações confidenciais os Executivos delegavam à mim, considerando o sigilo das informações, tal demanda. Com o tempo se tornou algo muito simples e interessante e eu gostava de conhecer e aprender. 

Até que em 2007 surge uma maçã, cuja promessa era a chegada de um novo conceito - mais rápido, com uma internet veloz e designer revolucionário. Naquela época, o mercado era dominado pela  Nokia, Samsung, Sony Ericsson, BlackBerry e Motorola e por mim, que conhecia tudo sobre os aparelhos. Se você viveu nessa época é muito provável que tenha tido ou sonhado com um Motorola V3, Nokia N95 ou N8, Samsung com Windows e teclado físico. 

Eis que recebo a tão esperada maçã e como de costume precisava deixar tudo pronto para entregar aos executivos que secretariava, ensinando as facilidades e manuseio. Tela de 3,5 polegadas, câmera traseira de 2 MP, 8 GB de armazenamento, 128 MB de RAM e com conexão GSM e EDGE. 

WOW! era lindo! 

Abri a caixa e fui logo buscando a bateria para ligar o aparelho e inciar as sincronização, descrição do IMEI e configurações. "O celular veio sem bateria. Deve ser sido extraviado. E agora?" - Soltei essa pérola na minha estação de trabalho e imediatamente fui pedir ajuda a um dos executivos. Ele olhou, revirou a caixa, revirou a aparelho  e nada. "Fala com o pessoal da TI e pede ajuda". E assim fiz. 

Jobs, me ajuda! recebi os iphones, mas estão sem bateria. "Simara, a bateria do iphone vem embutida, respondeu meu colega sorrindo. Aproveitei para perguntar como inseria o chip - o que foi outra descoberta. 

Enquanto aprendia e manuseava o aparelho, que foi nesse caso, foi auxiliado pelo Diretor, nos sentíamos verdadeiros primitivos, vendo pela primeira vez o fogo. Pérola que vai para as histórias que temos para conta. (risos)

De lá para cá, temos acompanhado o Google apresentar o Android em novas versões e tantas outras tecnologias e informações. Impossível saber tudo o tempo todo. 

Atualmente o que faço para me manter atualizada e conectada a este mundo cada vez mais tecnológico é aprender com a nova geração, que já nasceu com o dedo no touchscreen.  É maravilhoso perceber que o futuro reserva evoluções tão ou mais importantes do que as que tivemos na última década. Eu adoro pensar que aquilo que víamos apenas em vídeos, desenhos e propagandas futuristas hoje é uma realidade. 

Desde que ingressei na docência tenho alertado meus alunos sobre a necessidade de estar preparado para os novos tempos, ressaltando que a inovação e a tecnologia irão guiar os próximos passos do mercado e das profissões. 

O alerta permanece para aqueles que desejam se inserir e se destacar neste mercado cada vez mais volátil e disruptivo, isso porque sabendo identificar as informações, as ferramentas e conceitos que agregam valor às empresas e ao negócio, os profissionais têm a capacidade de se manter competitivo, influenciando e contribuindo com a estrutura organizacional, em qualquer segmento de atuação. 

um abraço, 

Simara Rodrigues  




BlackBerry


Nokia N95


Geração de Iphone

segunda-feira, 8 de janeiro de 2018

"...A Vida ensina e o tempo traz o tom"


Hoje, enquanto tomava meu banho e me preparava para dormir, olhava tudo ao redor com profunda gratidão. Todos os dias me comovo com a pessoa que tenho me tornado. Então, de repente começo a recordar como era a minha vida há 15 anos e como foi suado chegar aqui. Como foi difícil conquistar meu espaço e realizar meus sonhos. Quantas privações e dificuldades foram necessárias experimentar. Quantas vezes tive que dormir entalada com um nó na garganta depois de ouvir meu filho dizer: “quando você tiver dinheiro você compra um mc lanche feliz pra mim?”. Quanta impotência não ser capaz de atender ao pedido do meu filho.

Férias? Por anos foram reservadas para pagar os gastos com a escola do meu filho e seus materiais escolares. Passei anos sem conseguir visitar minha família. 

Roupas? Usamos muitas roupas das minhas colegas de trabalho e de seus filhos. Nessa época eu já praticava, sem saber, o que virou tendência, o minimalismo. Se almocei, muitas vezes, foi graças a generosidade de Secretárias-amigas que cruzaram meu caminho. Descobri na pele o significado do ditado popular “vender o almoço pra pagar a janta”. Certamente por isso reconheça e valorize tanto a minha vida e cada pequena conquista diária. Nesse processo minha mãe foi meu porto seguro. Que mulher forte e guerreira. Uma referência de empoderamento. 

E quando vou mais fundo em minhas lembranças me dou conta que o segredo sempre esteve no meu desejo em “dar a volta por cima”, realizar meus sonhos e garantir à minha familia a segurança e conforto que eles merecem. 

Para realizar meus sonhos foi necessário muito trabalho, muitas concessões e muita fé. Nunca tive medo do trabalho e me orgulho em ser um “trator”, pronta para realizar verdadeiras missões. Sempre tive aversão ao mimimi. 

Por aproximadamente 10 anos dediquei minha vida ao trabalho e a construção de uma carreira. Há quem não tope trabalhar duro para realizar seus sonhos, dedicar tempo e recursos para isso. É uma questão de escolhas e prioridades e esta tudo bem. Não cabe a ninguém definir o caminho que o outro deve trilhar. Esse é um processo individual e que deve estar alinhado ao propósito de cada ser humano.  

Doze, quatorze e até dezessete horas de trabalho diário. Mas eu sabia aonde queria chegar, e tinha prazo para isso. Trabalhar apenas por trabalhar nunca esteve nos meus planos. Viver para pagar contas no final do mês nunca me motivou.  

Trinta e cinco anos foi a data que estabeleci para realizar parte dos meus sonhos. Por isso é tão importante metas e estratégias bem definidas, com prazos determinados.  É isso que traz movimento, faz sentido e nos direciona. 

E em meio ao caos e diante de todas as dificuldades - financeiras, emocionais e sociais - prometi viver a vida que eu mereço. 

Foi fácil? É claro que não. Para quem não tem “padrinhos” o sucesso chega é na garra mesmo. Aprendendo a aprender, mantendo sempre o coração de estudante. 

Me considero uma pessoa realizada, bem sucedida e sobretudo bem resolvida. 
Vivo exatamente como considero ser uma vida plena, abundante e merecedora, sem esquecer um dia sequer minhas origens, minhas raízes e os caminhos percorridos. Andar de pés descansos, conviver com a natureza e me lambuzar comendo manga ainda são coisas que me trazem profunda alegria e leveza.

Em 2018 completo 40 anos e estou na contagem regressiva para o inicio de um novo ciclo, com novos projetos - ousados, como eu decidi viver - e sigo agradecendo e repetindo o mantra tatuado na minha pele: Entrego, confio, aceito e agradeço. 

Sucesso é isso, entre outra coisas, olhar pra trás, reconhecer cada conquista e celebrar a pessoa que você tem se tornado. A vida é imensamente justa e grata com aqueles que acreditam no poder dos seus sonhos e devolve exatamente aquilo que somos merecedores, na mesma proporção das nossas intenções. 

Enquanto escrevo para o blog ouço Cidade Negra e sinto meu corpo flutuar de gratidão.  

Um abraço

Simara Rodrigues

A estrada 

Você não sabe o quanto
eu caminhei
Pra chegar até aqui
Percorri milhas e milhas
antes de dormir
Eu não cochilei
Os mais belos montes
escalei
Nas noites escuras de
frio chorei, ei , ei
ei ei ei..uu..

A Vida ensina e o tempo
traz o tom
Pra nascer uma canção
Com a fe o dia-a-dia
Encontrar solução
encontrar solução
Quando bate a saudade
Eu vou pro mar
Fecho os meus olhos
e sinto
Você chegar, você
chegar, fisico, fisico, fisico

Quero acordar de manhã
do te lado
E Aturar qualquer babado
Vou ficar apaixonado,
no teu seio aconchegado
Ver você dormindo e sorrindo
É tudo que eu quero pra
mim
Tudo que eu quero pra mim, quero

Quero acordar de manhã
do teu lado
E aturar qualquer babado
Vou ficar apaixonado,
no teu seio aconchegado
Ver você dormindo ‚ é tão
lindo

É tudo que eu quero pra
mim
Tudo que eu quero pra mim
Repete: 1a. parte (1 vez)
Together...
Together...oo...
Meu caminho só meu pai
pode mudar
Meu caminho só meu pai
meu caminho só meu pai
Together...
Together...
Meu caminho só meu pai
pode mudar
Meu caminho só meu pai
Meu caminho só meu pai
Together..



Comitê de Secretariado do DF: sobre sonhos e diversidade humana - By Jefferson Sampaio


Conheci Jefferson em 2013 por ocasião de um evento acadêmico. Nosso primeiro contato aconteceu por intermédio dele que me contatou para informar que iria com sua turma de alunos do curso técnico em Secretariado do Instituto Federal de Brasília - IFB a um evento promovido por meus alunos.

Desde o primeiro encontro houve uma forte sinergia e empatia. Um ser humano singular, atencioso, gentil, divertido, bem humorado e muito inteligente. 

Nos tornamos amigos e tenho um carinho especial por ele, que em muitas situações me ajuda muito - em assuntos pessoais e profissionais, o que aumenta meu respeito e admiração por ele. Na verdade é uma amizade que me completa. Dificilmente ao longo desses anos me despeço de Jefferson sem ter aprendido algo novo e isso é uma dádiva. Sem dúvidas temos muitas histórias para celebrar e recordar. 

Esta madrugada escreveu em seu blog um texto sobre o Comitê de Secretariado de Secretariado do DF e fiquei profundamente grata por sua sensibilidade em nos descrever. De fato, o Comitê possui muitas peculiaridades, o que certamente é a base que fortalece nossa amizade e missão. 

Desejo que o texto possa toca-los, assim como me tocou e que possamos seguir semeando os melhores frutos para a profissão e para a nossa sociedade. 

Com Carinho, 

Simara Rodrigues 


Comitê de Secretariado do DF: sobre sonhos e diversidade humana


Diferença. É tão difícil escrever sobre diferença, talvez porque essa palavra é repleta de significados que nem sempre direcionam para uma percepção positiva dela.

Sabemos que em uma sociedade onde a hegemonia é idolatrada, ser diferente é ser do contra e tomar uma postura que vai além do padrão aceitável. Agora pergunto: aceitável para quem? aceitável em que contexto?

Boaventura de Sousa Santos, em seu texto A construção intercultural da Igualdade e da Diferença é enfático ao afirmar que “...temos o direito a ser iguais quando a nossa diferença nos inferioriza; e temos o direito a ser diferentes quando a nossa igualdade nos descaracteriza”. Em uma sociedade em que ser diferente me inferioza, eu tenho o direito à igualdade (no tratamento, no acesso aos bens, na construção de direitos...) e em uma sociedade em que ser igual me descaracteriza como sujeito, eu tenho o direito de ser diferente (ter percepções diferentes, jeito de ser valorizado, individualidade respeitada...). O social se constrói na diferença, essa por sua vez é que movimenta e permite novos olhares sobre coisas comuns. Somos todos diferentes, seja em gostos, questões estéticas, interesses ou concepções, isso é um fato. O modo como lidamos com essa diferença é que dirá se somos inclusivos ou excludentes.

Nesse texto, por ser muito amplo o conceito de diferença e por ele poder ser adotado em diferentes áreas de conhecimento, farei um recorte conceitual, de modo que consiga trabalhar a diferença articulada à diversidade humana. 

A diversidade humana, por sua vez, direciona para a a valorização das diferenças humanas. Na diversidade, ser diferente é normal e importante para o desenvolvimento histórico, cultural e social. Logo, a diferença toma uma nova roupagem, agora de algo incentivado, aceitável e com um alto grau de importância. Se a diferença isolada, no senso comum, nem sempre será internalizada como algo natural e interessante, na diversidade ela é natural do ser humano e merece ser respeitada.

Muitas pessoas, baseadas em uma postura extremista, um ativismo raso e concepções sem embasamento teórico, ainda demonizam o diferente, atribuindo a ele uma carga tão negativa que merece ser combatido. Outros, fingem aceitar a diversidade humana, mas no fundo acham isso uma grande besteira. Alguns, dizem aceitar as diferenças humanas, mas na prática são mais padronizadores que tudo. Nesse cenário, existem ainda pessoas que entendem que a diferença é uma constante e não deve ser combatida, mas sim estudada e compreendida de modo que busquemos rumos favoráveis e dignos para todas e todos.

E como parte da sociedade, a diferença também habita no meio do secretariado. A diversidade está em todos os cantos dessa profissão. Ainda existe uma imagem, baseada em paradigmas construídos historicamente por trás da profissão, da secretária vestindo um tailleur (conjunto de blazer e saia ou blazer e calça), sentada atrás de uma mesa atendendo telefonemas e anotando recados. Isso mudou! Mudou muito, muito mesmo. Hoje a profissão é exercida por mulheres e homens, que podem ou não usar terno ou tailleur, que trabalham tanto no operacional, como no tático e estratégico dentro das empresas. Se antes ocupávamos postos de trabalho, dentro de secretarias, hoje somos profissionais que prestamos assessoria, uma função extremamente complexa que exige formação profissional, interdisciplinar e holística. Agora, imagine um grupo de profissionais que consiga reunir secretárias e secretários que atuam em diferentes frentes, que se respeitam em suas diferenças e que juntos lutam em prol da valorização do profissional de secretariado. Esse grupo existe e está aqui no Distrito Federal.

O Comitê de Secretariado do DF é a materialização da diversidade humana dentro do secretariado. Temos mulheres e homens que atuam em áreas que muitos acham que não temos formação para tal. Está certo que algumas de nossas atuações exigiram uma formação complementar, seja em nível de especialização, mestrado, doutorado ou cursos específicos. Todavia, vale ressaltar que somos secretárias e secretários, dotados de conhecimentos específicos, mas que conseguem trabalhar com a completude, ao tempo em que trabalha com a diversidade humana diariamente. Somos profissionais de secretariado que atuamos na docência, na assessoria executiva, assessoria de imprensa, mentoria, assessoria remota, assessoria de eventos, assessoria de estilo, assessoria estética e de bem estar, construção de conteúdos digitais (em blogs e sites especializados), assessoria diplomática, diretoria de administração financeira, assessoria nas áreas de hotelaria e turismo, assessoria especializada, organização de viagens, no cerimonial de eventos de pequeno, médio e grande porte, na diretoria do sindicato, na oferta de cursos especializados, na assessoria jurídica, na assessoria pública, coordenação de cursos superiores da área e na pesquisa acadêmica sobre o secretariado. 

O Comitê consegue reunir profissionais de diferentes perfis, que atuam em áreas diferentes, mas que juntos encontram interesses e anseios comuns. Ele tem se destacado, nacionalmente não porque consegue fazer grande eventos, mas por causa do discurso inclusivo perpetuado dentro dele, além de uma postura de enfrentamento aos estereótipos preconceituosos por trás da profissão, bem como o entendimento da assessoria como uma área tão ampla que permite atuações específicas, onde não caberão padrões, onde o diferente é que fará frutos florescerem. Em meio a padrões, construímos um grupo que reinventa esses padrões baseados na diversidade humana. Algumas e alguns de nossos membros, por questões estéticas e atitudinais não se encaixam, por exemplo, no perfil do profissional de secretariado desenhado nos livros e reforçado pela mídia, para nós isso não é um problema, para elas e eles também não, afinal a atuação deles são em áreas que permitem algumas flexibilizações. Sabemos ponderar as coisas e entender que existem momentos para tudo, o momento que exige uma maior formalidade e outros que exigem informalidade, ser profissional de secretariado é isso: saber se adaptar, sem rigidez, mas de modo leve e amistoso. 

Diversidade, valorização da diversidade é o que encontramos no Comitê. Um grupo aonde podemos ser nós mesmos, onde o secretariado é amado, aonde nos ajudamos, sorrimos e nos alegramos com as conquistas da profissão e das colegas e dos colegas. É um grupo que não se formou dentro de uma caixa, mas na fluidez do voar e sonhar sonhos ditos impossíveis. O impossível é só questão de opinião, sabemos bem disso. 

Em 2017, o Comitê se consolidou como grupo e como entidade representativa do secretariado no DF. Em 2018, queremos mais, queremos mostrar ao mundo a grandiosidade do secretariado, desconstruir paradigmas ao redor dessa profissão e conquistar novos corações, encantando as pessoas e mostrando que a assessoria não é uma subárea, mas sim uma profissão única, linda, complexa e que tem feito empresas se destacarem no mercado. Queremos possibilitar o empoderamento de profissionais que desacreditaram na profissão, de discentes que estão terminando o curso e de milhares de secretárias e secretários que não veem sentido no que fazem. Nossa meta se constrói na coletividade, no querer o bem estar do coletivo, no lutar para que esse coletivo tenha condições dignas de trabalho e de vida, além de amarmos e valorizarmos a diversidade humana. 

Somos diferentes, somos únicos, somos poucos, mas somos muitos, somos secretárias e secretários, somos assessoras e assessores, somos diversos, somos formais e informais, somos MPB e somos ROCK, somos o Comitê de Secretariado do DF, um grupo onde ser você mesmo é permitido, onde não há limites para sonhos, onde caneta e papel não somente assinam memorandos e ofícios, mas são utilizados para escrever lindos poemas de dias melhores para a profissão e para a sociedade brasileira.



Professor no Instituto Federal de Brasília - IFB, aonde coordena o Curso Superior de Tecnologia em Secretariado. Atualmente, realiza pesquisas na área de secretariado, metodologias ativas, educação em direitos humanos, educação para a cidadania e educação de jovens e adultos.

sexta-feira, 5 de janeiro de 2018

Dicas para iniciar o planejamento anual na empresa



"Boa sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o planejamento" - Thomas Edison



A organização, o planejamento e a gestão dos recursos faz parte da rotina dos Profissionais de Secretariado Executivo, que nesta época do ano tem uma importante atividade: A organização e planejamento do calendário anual de reuniões, eventos e compromissos previstos. 


Quando a empresa, em parceria com o Profissional de Secretariado, prioriza essa atividade consegue não só organizar as estratégias, como é capaz de estabelecer prioridades, aumentar a produtividade e controlar o orçamento, isso sem deixar de mencionar os ganhos com a otimização de importantes processos. 

Pensando nisso, minha dica de hoje é que você se proponha a realizar um levantamento minucioso de todos os compromissos previstos e em seguida tome as seguintes providências: 

#DICA1 
Criação de calendário anual de eventos, treinamentos, congressos, reuniões recorrentes, participação em seminários, workshop, e etc. 

Com essa ação fica mais fácil administrar as atividades que surgirão ao longo do ano, além de facilitar a gestão dos compromissos já previstos. Quando temos uma visão geral somos capazes de tomar decisões de forma mais assertiva. 

#DICA2
Inserção dos dados nas agendas dos interessados, providenciando emissão de passagens, reservas de hotéis e inscrições (quando necessário) 

Essa ação contribuirá, e muito, para a redução e controle dos custos com  orçamento anual  com estas despesas. 

#DICA3
Se você trabalha nas áreas de Marketing, Comercial, Institucional ou Governamental a partir do calendário previamente estabelecido será capaz de criar as ações necessárias para cada data do ano como, por exemplo, datas comemorativas, oportunidade que estas áreas costumam providenciar brindes e aquisições. 

A atuação de um profissional de Secretariado com foco em planejamento faz toda a diferença em um calendário corporativo e contribui para resultados positivos, então, que sejamos Secretários Executivos e não bombeiros. 

um abraço, 

Simara Rodrigues 

Para ser feliz é preciso largar o osso


Trabalhei alguns anos com Feliciano, uma pessoa inteligente, aparentemente bem sucedida, em sua vida pessoal e profissional. Todos do segmento o conheciam, por ser referência na área técnica. Durante sua trajetória ocupou importantes cargos em empresas públicas e privadas. No auge de seus 40 anos tinha uma carreira e trajetória a se respeitar. 



Entretanto, por algum motivo, Feliciano se desmotivou e passou a ser uma pessoa chata e “pesada” no trabalho. Reclamava de tudo na empresa - da estrutura, dos gestores, dos colegas, dos serviços, dos processos, dos projetos, das estratégias, dos benefícios, do acordo coletivo. Nada prestava, apesar da alta remuneração, do alto cargo e de todas as regalias que sua função contemplava. O que mais ele poderia querer? Se questionavam os colegas mais próximos. Era nitidamente uma pessoa infeliz e improdutiva. 

Toda vez que encostava na minha estação de trabalho era uma murmuração. Ele me vampirizava com suas lamurias. E por mais que me esforçasse para apresentar os pontos positivos, ele se mantinha firme na sua missão de contaminar o ambiente. 

Certa vez, em uma de suas visitas à minha mesa, me senti muito a vontade para lançar a seguinte pergunta: Feliciano, por quê você não busca outro lugar para trabalhar que te faça feliz? Por que não “larga o osso?” Ele arregalou o olho, parou por alguns segundos e logo retrucou que não era ele quem tinha que mudar, mas a empresa. 

"Largar o osso" além de honesto com você e com a empresa significa sair da zona de conforto e ter coragem para encarar novos desafios e ideias, sem terceirizar perspectivas.  

Durante anos as reclamações seguiram até que um dia ele foi desligado. O que se ouvia pelos corredores da empresa era que já passava da hora, afinal, como manter uma pessoa que não estava alinhada às estratégias e valores da empresa. O que ele poderia agregar com tal desmotivação? Não foi surpresa para ninguém seu desligamento, exceto para Feliciano que ficou transtornado com a atitude do Diretor imediato, e lógico reclamou de tudo. 

Confesso que fiquei chocada com seu comportamento. Como assim? Ele não esperava ser desligado com a postura que adotara há anos? 

Infelizmente as empresas estão contaminadas por muitos “Felicianos” - pessoas desmotivadas, que além de não agregar, atuam como uma bomba relógio,  prestes a explodir, capazes de arruinar uma área e até mesmo uma empresa, desconstruindo toda e qualquer possibilidade de melhoria. E o pior é que não largam o osso. Enquanto isso, milhares de pessoas sonham em estar no lugar dos "Felicianos". Triste, mas uma realidade. 

Não tenho muitas notícias de Feliciano, sei apenas que desde o seu desligamento, há alguns anos, não se recolou no mercado. 

* O nome foi alterado

Para ser feliz é preciso "largar o osso"! 

Um abraço, 

Simara Rodrigues 

quinta-feira, 4 de janeiro de 2018

Teste de personalidade



Sinto verdadeira necessidade em me conhecer, intimamente. Acredito que não há problema algum termos uma série de defeitos, mas temer olhar para dentro de si é uma tremenda ignorância. Tenho observado, ao longo da minha vida, pessoas que sabem muito sobre outros e nada sobre si, o que convenhamos é uma grande hipocrisia, pois a primeira busca que devemos realizar deve ser a de moldar nosso próprio caráter, fazendo com que nossas ações sejam pautadas naquilo que somos e praticamos. 

Certamente por isso o autoconhecimento tem sido amplamente discutido no mundo como a chave para o sucesso, pois é a partir dessa ação que somos capazes de traçar um mapa pessoal que faça sentido ao nosso propósito, com foco em quem somos, onde queremos chegar e o legado que queremos deixar. 

Para termos esse olhar reflexivo, que muitas vezes machuca nossa vaidade e faz com que sejamos seres menos superficiais, é preciso admitir a nossa insapiência buscando compreender aquilo que não está visível. 

Reflita comigo: você realmente se conhece? conhece as suas potencialidades? sabe o que lhe causa alegria e tristeza? consegue perceber o que influencia positivamente e negativamente na suas decisões? sabe o que lhe causa inveja ou contentamento? reconhece os seus hábitos? sabe até que ponto você é uma pessoa autêntica ou bajuladora? 

Recebi de uma amiga um link interessante, baseado em uma pesquisa acadêmica, sobre tipos de personalidades e como é um teste simples e rápido realizei. O resultado fez todo sentido pra mim e está muito alinhado ao meu momento e ao meu estilo de vida. É claro que este simples teste não tem como objetivo esgotar o assunto, mas pode ser um bom começo. 

Compartilho aqui no blog na expectativa de contribuir. 


O meu resultado foi "Protagonista" e o seu? 

Um abraço, 

Simara Rodrigues

quarta-feira, 3 de janeiro de 2018

Da secretaria para a docência e para a vida!



Em 2008 o País acompanhou umas das maiores negociações para a fusão de duas gigantes das telecomunicações. Uma transação, bilionária, que influenciou na economia do País e na vida de muitas pessoas. 

Em meio a todo este processo, muitas especulações, "achismo" e temores. De um lado egos ecoavam o poder de estar do lado dos “compradores” com uma explicita demonstração de superioridade, do outro lado incertezas, mas também muito movimento com ares de superioridade. Uma rivalidade imatura, movida pela vaidade humana, dava o tom às negociações que se arrastaram por alguns meses. Quem será o Presidente? Quem serão os diretores? quem fica? quem sai? Embora o segmento fosse o mesmo, eram empresas completamente diferentes. A competição era aberta, para ambos os "lados". 

"A empresa A é muito melhor, somos rápidos, temos mais disposição, somos mais ousados e inovadores" Alguns esbravejavam. 


"A empresa B é muito melhor, somos muito mais organizados, temos processos melhores estruturados, tecnologia de ponto e controle eficaz. Somos outro nível, revidavam outros. 

Enquanto isso, a fala do então presidente era com foco nos próximos passos e no resultado que se esperava. “A partir de agora seremos uma única empresa e precisamos aprender a trabalhar como um time”. Ele tinha razão, achando bom ou ruim, quem quisesse permanecer na empresa, agora a maior empresa de Telecomunicações do País teria que dançar conforme a música. Simples Assim! 

Particularmente achei extraordinário todo o processo e embora tenham sido meses de muito trabalho, despedidas, pressão, incertezas e dúvidas eu via grandes oportunidades, que de fato se confirmaram nos meses e anos seguintes. Para mim, foram anos dourados, com muito aprendizado, reconhecimento e focada full time no que eu mais gostava de fazer, assessorar Executivos. Tive a oportunidade de ampliar minha visão de mundo e reconhecer o meu potencial. Ao contrário de muitos amigos do “lado A”, recebidos na então Sede da empresa com hostilidade, fui recebida com muita amorosidade por todos, principalmente pelas secretárias que trabalhavam no pool. Tudo aquilo era tão novo, ao mesmo tempo que tão mágico, que sequer percebia a hora passar. Quando menos imaginava, o relógio já acusava 23:00 e lá estava, no meio do caos, da restruturação, das novidades, das prioridades, do novo. Eram tantas informações a serem administradas que dormia contando os minutos para acordar e dar continuidade às pendências. Foram anos dourados! 

Foi então que conheci Anitra Pirene, Secretária Executiva de alguns diretores. Foi Amor à primeira vista. Lembro-me como se fosse hoje, assim que cheguei ao pool, fui recebida com muito respeito e atenção por todos, que imediatamente me indicaram minha estação de trabalho e me orientaram sobre todas as informações, fazendo de tudo para que eu me familiarizasse com a "nova casa". 

Devo reconhecer, era um outro mundo, muito diferente do vivido no pequeno escritório da filial localizado em um modesto andar da Asa Sul, onde ficávamos apenas eu e os Diretores, separados por armários, da área comercial. 

Agora era tudo muito imponente, com Executivos distribuídos em um grande salão, em uma espécie de "Pool de executivos", com grandes corredores repletos de salas de reuniões montadas com equipamentos de ponta. Ali de fato estávamos todos juntos e misturados. 

Anitra e eu rapidamente nos conectamos. Passamos a almoçar todos os dias juntas, chegávamos juntas, saímos juntas. Começamos a trocar informações quase que por telepatia, tamanha era a nossa sintonia e embora fossemos tão diferentes uma da outra. Ali, selamos nossa aliança de parceria, cumplicidade e amizade. E ao contrário do que muitos vivem na experiência com o pool de Secretariado, que convenhamos, em muitas situações é um verdadeiro campo de batalha, movido à fofocas e puxadas de tapete, nós eramos parceiras, juntamente com as demais que faziam parte do pool. Havia muito respeito, postura e empatia. 

Analisando os motivos da nossa parceria, posso citar alguns que fizeram a diferença em nossa jornada: 

Gentileza - Anitra foi extramente gentil comigo, desde o primeiro contato, mostrando-se aberta para aprender e também ensinar. Ali, naquele momento, coube a mim multiplicar os conhecimentos e processos da empresa, isso porque como mencionei anteriormente, embora fossem empresas do mesmo segmento a gestão era diferente, o que impactava na rotina de trabalho. 

Atitude Positiva - Algumas pessoas conseguem contaminar um ambiente de trabalho apenas pela sua presença. É aquele tipo de colaborador que está insatisfeito com tudo - com a vida, com o salário, com o gestor, com os benefícios, com os colegas - não importa o que a empresa faça ele será uma maçã podre. Mesmo com todas as incertezas, porque ninguém sabia ao certo quem ficaria, sua fala sempre foi positiva, otimista e sempre mostrando-se aberta para compartilhar informações e conhecimento. 

Empatia - Eu precisava dela para desenvolver o meu trabalho com qualidade e ela precisava de mim. Reconhecendo essa parceria fomos capazes tornar o trabalho daqueles que estavam em volta um pouco mais fácil e leve, porque não foi fácil administrar as emoções e o stress daquela época. 

Capacidade de comunicação - Foi muito fácil me adaptar a nova rotina, principalmente porque as informações eram claras e devidamente estruturadas. Anitra tem uma incrível capacidade de organização, o que contribuiu muito para o nosso trabalho. Isso porque trabalhar em pool exige que tudo esteja devidamente estruturado, organizado, registrado e documentado, evitando problemas por falta de comunicação. 

Capacidade de aprender - É muito comum chegar ao mercado profissionais cheios de teorias, certificados, verdades e promessas, mas quando surge uma demanda, param imediatamente alegando a necessidade treinamento e tempo para se capacitar, que é claro, deve ser fornecido pela empresa. Naquele momento a palavra de ordem era aprendizado. E mesmo com toda a experiência que carregávamos, era necessário novos saberes. E para que isso fosse possível era necessário disposição. Como posso aprender algo novo sem vontade? Se naquele momento nos posicionássemos como "sabichonas" teríamos perdido grandes oportunidades. 

E foi no meio desse furação que fui convida para participar do processo seletivo para lecionar em  uma Faculdade em Brasília e adivinhem quem me ajudou a preparar a aula de apresentação para os coordenadores da faculdade, me dando todas as dicas para a entrevista? Ela mesma, Anitra Pirene, que já era professora de inglês e com vasta experiência na docência. Passei no processo e celebramos juntas mais essa conquista. 

Hoje, continuamos trabalhando juntas, mas dessa vez na docência. Eu como coordenadora do curso e ela como professora, com a mesma parceria,  cumplicidade, amizade e carinho de 10 anos atrás. 

Finalizo esse post compartilhando uma mensagem de Ana Nunes, que reflete o que levo dessa experiência e amizade que desejo seja para a vida: 

"Somos condutores de energia. Se desejamos o bem, o bem vem. Se espalhamos amor, o amor fica. Se sorrimos, sorrisos recebemos. Pode demorar. Pode não ser sempre. Mas se tem uma coisa que a vida faz é ser grata, desde que sejamos com ela. Se tem uma coisa que o Universo faz é ser justo, desde que sejamos com nosso próximo. As coisas acontecem. A bondade existe. O amor vence. E toda positividade precisa circular. Espalhe."







com Carinho, 

Simara Rodrigues

terça-feira, 2 de janeiro de 2018

Qual a sua relação com o seu crachá?

"Não te demores onde não puderes ser feliz" . Embora haja controvérsias sobre a autoria, essa frase me representa porque acredito, de coração, que permanecer naquilo que não agrega ou tira a nossa energia é uma verdadeira perda de tempo. E essa máxima vale para relações, trabalho, amigos, gestores, grupos, enfim, pra vida! 


Faço parte do grupo de pessoas que acredita que o importante é ser feliz, apesar das consequências e talvez por isso me considere uma pessoa tão corajosa e de personalidade forte, o que me faz, diariamente, refletir sobre o que faço, onde estou, com quem estou e o que estou fazendo com o bem maior que Deus me presenteou - minha vida. E é esse refletir permanente que direciona minhas ações, escolhas, decisões e movimento. Não é uma tarefa fácil, principalmente porque exige foco, planejamento, preparo, concessões, dedicação e disciplina. Não dá para sair por aí chutando o balde. 

Definitivamente não me demoro onde não me faz feliz. Então, quando percebo que não poderei ser feliz, que não há crescimento - pessoal e profissional, que não estou alinhada aos valores das pessoas que estão naquele ambiente, quando não estou sendo reconhecida como desejo e conectada aos meus objetivos de vida e de carreira, simplesmente não me demoro. Reconheço, acolho, agradeço e parto. 


Talvez por isso sempre tenha tido uma relação de amor com os meus crachás. Sim, sempre tive e continuo tendo uma relação de amor com todos eles, apesar dos pesares, e tenho total segurança para dizer que sempre deixei portas abertas por onde passo. 

Enquanto ali estou mergulho de corpo e alma com todo o amor que há em meu coração. E um dos sinais dessa paixão é não contar os dias, as horas e os minutos para a semana, o mês e o ano terminar. lembro-me, nostalgicamente, enquanto escrevo para o blog, de certa vez chegar ao trabalho em uma quarta-feira de cinzas, feriado na empresa, para trabalhar e o segurança perguntar, sorrindo, o que estava fazendo ali. 

O sinal de alerta continua sendo quando essa sensação desaparece. E sem sofrimento, sem mágoas, sem frustrações, continuo o fluxo permanente da vida. Aprendendo a aprender, aceitando e reconhecendo quando é hora de partir. Porque nada é eterno, tudo é efémero e definitivamente não tenho vocação, saúde e tempo para a síndrome de hiena. Pode soar utopia. Que seja! 

Aproveitei esses dias de recesso para organizar minhas gavetas e armários. É algo que tenho verdadeira paixão - Organizar minhas caixas e coisas. Sempre encontro ótimas recordações daquilo que contribuiu e contribui para o meu crescimento. E foi em uma das caixas que encontrei dois crachás guardados com muito carinho e gratidão. Embora não sejam muitos, infelizmente não tenho todos por onde passei, pois geralmente as empresas solicitam a devolução. 

Ao olhar estes crachás relembrei orgulhosa e nostálgica da minha trajetória e das pessoas que fazem parte dela. Que dádiva é fazer o que você ama e ter bons momentos para recordar.  

Indubitavelmente, uma boa dica para você avaliar sua relação com a empresa em que trabalha é perceber qual é a relação com o seu crachá. Ainda hoje faço esse exercício e é esse olhar, atento, que me movimenta em busca do novo, de novos ares, de novas experiências  e de novos desafios. E o que tenho aprendido, ao longo da minha trajetória, é que muitas vezes essa mudança exige menos esforço do que se imagina. 

Um abraço e boa semana, 

Simara Rodrigues


 2006 - O sorriso fala por si e a felicidade está estampada no "carão". Por 10 anos assessorei brilhantes e talentosos Executivos, aprendi muito, fiz grandes amigos e fui muito feliz.  

1999 - 1º estágio na área de Secretariado e que norteou o início da minha carreira. Que gratidão por essa experiência! 


Como contribuir para reuniões mais produtivas e eficientes



Durante anos, atuando como Secretária Executiva, tive a oportunidade de participar e contribuir para a realização de inúmeras reuniões de Diretoria em empresas públicas e privadas de grande porte. Salas repletas dos mais talentosos e respeitados Executivos do mercado concebendo soluções, estratégias e importantes diretrizes para que as empresas tenham sucesso. 

A Diretoria, em geral, tem a responsabilidade de administrar o negócio e para isso há diferentes papéis e responsabilidades individuais. Quando estes Gestores são capazes de unir diferentes habilidades e talentos em prol da missão da empresa, há uma sinergia significativa para o alcance das metas corporativas. Isso porque cada vez mais clientes e acionistas esperam resultados, alta performance e engajamento da alta direção. 

Nesse sentido, a realização de reuniões para definição de planos e estratégias faz parte da rotina das empresas, o que exige muita organização, atenção, planejamento e preparo, evitando assim reuniões improdutivas e ineficientes, que sem uma correta condução acarreta em prejuízo de tempo e recursos financeiros. Você já parou para pensar quanto custa a hora de um executivo? 

E uma das chaves do sucesso de uma reunião é a atuação do Profissional de Secretariado Executivo, que neste caso, atua como ponto focal, tornando as reuniões mais eficientes. Isso porque sua atuação, na assessoria executiva, contempla planejar, gerir e organizar o fluxo de trabalho e informações. Logo, os preparativos antes, durante e depois, farão toda a diferença no resultado desejado pela alta direção. 

O que percebo, ao longo da minha trajetória, é que apesar do alto nível dos executivos, infelizmente eles não têm muito domínio e conhecimento das necessidades e preparativos necessários para uma reunião eficiente. Por isso, é tão importante que haja essa parceria entre Executivo e Profissional de Secretariado, um complementando o outro. Em geral, os Executivos não têm tempo e disposição para fazer isso, portanto dependem de uma assessoria qualificada, disposta e capacitada. Embora pareça uma tarefa fácil, não é e cada detalhe faz diferença no resultado final. 

Conheça alguns passos que não podem ficar de fora:

Antes de reunião

Alinhe antecipadamente com o seu gestor os principais tópicos a serem discutidos, garantindo que nenhum executivo seja surpreendido por um tema que nunca foi abordado antes, ao menos superficialmente. 

É importante que cada membro da diretoria prepare a sua parte da apresentação antecipadamente. Logo, essa informação precisa ser evidenciada, evitando desconforto durante a reunião 

Auxilie seu Executivo na preparação do material da reunião e organize tudo que for necessário para o dia. 

Uma forma simples e eficaz para apoiar reuniões, dependendo o teor das informações, é manter um diretório no Google Drive contendo apresentações do Google Slides. Para cada reunião cria-se um novo arquivo. Assim é possível manter o histórico dos itens discutidos e das decisões tomadas, além de poder compartilhar os documentos de forma ágil. 

Envie convocação da reunião para todos os envolvidos, inclusive para os Profissionais de Secretariado que os assessoram. Não esqueça de inserir as informações básicas: Assunto, data, horário de início e término, pauta da reunião no corpo da convocação e anexo de materiais importantes. 

Prepare o local com todos os materiais necessários; 

Verifique os equipamentos que serão utilizados, realizando testes prévios, quando for o caso. Não há nada mais improdutivo e desgastante que dezenas de pessoas em uma sala aguardando o reparo de itens que poderiam ter sido verificados com antecedência. 

Tenha sempre um check list a mão, não gaste sua memória e energia com etapas que podem ser descritas em uma rotina. 

Durante a reunião 

Fique atenta (o) aos movimentos. Durante as reuniões, os Executivos costumam solicitar demandas em tempo real, o que exige um Profissional de Secretariado ágil. 

Se precisar participar, mantenha-se presente na reunião com uma escuta ativa a todos os assuntos que estão sendo tratados e quando solicitado, contribua. Anote os pontos importantes - lembretes, datas, nomes, dados, etc. Nesses casos, quando Profissionais de Secretariado participam de reuniões é importante estudar o material que será trabalhado, evitando ser um "peixe fora d'água". Dependendo o teor, será proibido a gravação da reunião, por isso será muito importante a capacidade de síntese. 

Após a reunião: 

Alinhe com o seu gestor os próximos passos e as novas diretrizes. 

Elaboração de ata - Quando necessário, tome as providências. Particularmente, conto nos dedos as vezes que elaborei uma ata de reunião, mas esteja preparado para tal função. Em geral, o que realizava era uma espécie de memória da reunião, contemplando fatos e dados importantes a serem destacados para as próximas fases e que em muitas situações fariam parte da pauta das próximas reuniões. 

Há inúmeros tipos de reuniões e é importante você conhece-los. Cada empresa adota seu estilo e suas preferências. Durante minha experiência tive a oportunidade de conhecer e trabalhar com as seguintes reuniões: 

Recorrentes: 

Reunião de Resultados;

Reuniões criativas;

Reunião de Diretoria;

Reunião de Planejamento;

Reunião de avaliação;

Reunião do Comitê (investimento, planejamento, Institucional, Governamental, Governança corporativa, ética, eventos, etc) 

Reunião de Conselho;

Reunião de feedback;

Reunião de equipe.


Reuniões informais e de rotina 

Reunião realizadas por demanda e de acordo com necessidades pontuais. 


Cada tipo de reunião exigirá ações e demandas específicas, mas em geral, as regras básicas que compartilho estão no início do post. 

Um abraço e boa reunião!

Simara Rodrigues 


quarta-feira, 27 de dezembro de 2017

Tenha uma personalidade atraente



Napoleon Hill encabeça a minha lista de sugestões de livros que você precisa ler antes de morrer. Ele, além de pioneiro no estudo do comportamento humano para o sucesso, é um dos pensadores que mais influencia e inspira outros autores nessa área do conhecimento. 

Por 20 anos, Napoleon Hill estudou, entrevistou e pesquisou milhares de pessoas bem sucedidas com o objetivo de identificar as razões pelas quais tão poucos conseguem alcançar o sucesso, o que posteriormente deu origem à publicação de alguns livros a respeito do assunto. Dentre os mais conhecidos está "A lei do triunfo" publicado pela primeira vez em 1925 e já está em sua 39.ª edição. 

O mais interessante, ao ler as considerações do autor é analisar que as regras são muito simples, mas que exige disciplina e vontade de fazer acontecer. E é neste momento que inicia a segregação entre os bem sucedidos e os frutados. Isso porque não adianta apenas ter o desejo, é preciso persistência e determinação. 

Aqueles que se propõem a ler as 736 páginas do livro percebem que nenhuma das 16 leis descritas no livro são impossíveis de realizar, mas exige foco e disciplina, o que me faz entender muitos "por quês". 

Se me perguntar qual das leis é a mais importante, certamente direi que todas. E hoje, quero abordar uma delas, e ao longo do ano, falaremos sobre as demais. 


Personalidade atraente

Resumidamente o que o autor descreve é que pessoas bem sucedidas têm um comportamento exemplar e são indivíduos agradáveis e simpáticos. Simples assim! Ou talvez não tão simples assim. Seja como for, é muito interessante compreender esta habilidade e exercitar a capacidade de cultivar uma personalidade agradável. Vale ressaltar que em momento algum o autor refere-se à padrões de beleza mas comportamento. O que pode ser evidenciado na forma que você trata seus pares, seus amigos, familiares, subordinados e até mesmo os estranhos. 

"A sua personalidade define se as pessoas se atraem por você ou se evitam você. É a vitrine em que expõe o seu caráter para o mundo. É aquilo que distingue você dos outros seres humanos. É a sua marca registrada, pela qual as pessoas conhecem você. Por isso, você deveria ver a sua personalidade da mesma forma que os outros a veem - Napoleon Hill. 

Ao longo do capitulo, o autor sugere algumas práticas que influenciam para o desenvolvimento de uma personalidade atraente:

1) interesse genuíno pelo outro, sendo um bom ouvinte; 

2) Boa oratória, com tom de voz e expressões adequadas; 

3) vestimenta adequada ao seu tipo físico e ao trabalho que exerce;

4) Carácter positivo, cultivando bons pensamentos, sentimentos e ações;

5) Atitude mental, cultivando atitudes positivas; 

6) Cordialidade; 

7) Simpatia, alegria e generosidade com a boa fortuna dos outros - ou seja, saiba comemorar as conquistas alheias da mesma forma que comemora as suas. Não seja invejoso. 


“A sua personalidade é a soma total das características que te distinguem de todos os outros. As roupas que usa, as expressões do seu rosto, o seu tom de voz, os seus pensamentos, o carácter que desenvolve por meio desses pensamentos, todos são partes da sua personalidade.” Napoleon Hill


Um abraço, 

Simara Rodrigues